Hồ sơ + Thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất

Văn phòng đại diện là gì ?

Văn phòng đại diện là một cơ sở hoạt động thuộc sở hữu của một công ty hay tổ chức, được thành lập tại một địa phương khác ngoài nơi trụ sở chính của công ty đó. Văn phòng đại diện thường có mục đích chính là đại diện và thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty tại khu vực đó.

Một văn phòng đại diện thường không có quyền pháp nhân độc lập và không có quyền ký kết hợp đồng thay mặt công ty. Thay vào đó, nó hoạt động như là một đại diện của công ty, thường được gọi là "văn phòng đại diện" hoặc "văn phòng chi nhánh". Nhiệm vụ chính của văn phòng đại diện là tạo ra một mặt trận gần gũi với khách hàng và đối tác trong khu vực địa phương, tăng cường quan hệ và tạo cơ hội kinh doanh mới.

Tư vấn hỗ trợ + báo giá chi tiết:

CÔNG TY TNHH LUẬT HÙNG PHÁT

Địa chỉ: 20 Nguyễn Đức Ngữ, Phường 4, Quận 8, TP. Hồ Chí Minh.

Văn phòng: Số 81 Điện Biên Phủ, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 0869 666 247 (có Zalo) – 0788 555 247

Website: luathungphat.vn

Email: hungphat247@gmail.com - tuvan@luathungphat.vn

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Điều kiện và quy định để thành lập một văn phòng đại diện có thể khác nhau tùy theo quốc gia và luật pháp địa phương. Dưới đây là một số điều kiện chung thường áp dụng:

- Quyền pháp nhân: Văn phòng đại diện thường không có quyền pháp nhân độc lập. Thay vào đó, nó hoạt động dưới sự giám sát và quản lý của công ty mẹ và được coi là phần của công ty mẹ.

- Đăng ký và giấy phép: Thường cần đăng ký với các cơ quan chính phủ địa phương hoặc quốc gia để được công nhận là một văn phòng đại diện hợp pháp. Quy trình này bao gồm việc nộp đơn, cung cấp thông tin về công ty và mục đích hoạt động của văn phòng đại diện.

- Đại diện pháp lý: Văn phòng đại diện thường cần có một đại diện pháp lý hoặc người đại diện chính thức được ủy quyền từ công ty mẹ. Đại diện này có trách nhiệm đại diện cho công ty mẹ trong các vấn đề pháp lý và kinh doanh.

- Địa chỉ và không gian làm việc: Văn phòng đại diện cần có một địa chỉ đăng ký hợp lệ và đủ không gian để thực hiện các hoạt động của mình. Địa chỉ này thường phải tuân thủ các quy định địa phương và có thể yêu cầu việc thuê hoặc mua bất động sản.

- Tài chính: Thành lập văn phòng đại diện có thể yêu cầu đáp ứng các yêu cầu tài chính nhất định, chẳng hạn như vốn đầu tư tối thiểu hoặc cung cấp thông tin tài chính về công ty mẹ.

- Tuân thủ luật pháp và quy định: Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định pháp luật, thuế và quy định do địa phương và quốc gia đề ra.

Tư vấn hỗ trợ + báo giá chi tiết:

CÔNG TY TNHH LUẬT HÙNG PHÁT

Địa chỉ: 20 Nguyễn Đức Ngữ, Phường 4, Quận 8, TP. Hồ Chí Minh.

Văn phòng: Số 81 Điện Biên Phủ, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 0869 666 247 (có Zalo) – 0788 555 247

Website: luathungphat.vn

Email: hungphat247@gmail.com - tuvan@luathungphat.vn

Đặt tên văn phòng đại diện sao cho đúng luật?

Đặt tên cho văn phòng đại diện cần tuân thủ luật pháp và quy định của địa phương. Dưới đây là một số hướng dẫn chung để đặt tên văn phòng đại diện sao cho đúng luật:

- Ngôn ngữ và quy định địa phương: Đảm bảo tên của văn phòng đại diện tuân thủ ngôn ngữ và quy định của địa phương. Một số quốc gia yêu cầu tên văn phòng đại diện được đặt bằng ngôn ngữ địa phương hoặc tiếng quốc gia.

- Không sử dụng từ ngữ gây nhầm lẫn: Tránh sử dụng các từ ngữ hoặc thuật ngữ có thể gây nhầm lẫn với các tổ chức hoặc cơ quan chính phủ. Ví dụ, tránh sử dụng từ "chính phủ" hoặc "quốc phòng" trong tên văn phòng đại diện.

- Độc lập và phân biệt: Đảm bảo tên của văn phòng đại diện là độc lập và không gây nhầm lẫn với công ty mẹ hoặc các tổ chức khác. Điều này giúp đảm bảo tính phân biệt và sự rõ ràng trong danh sách công ty và tổ chức.

- Bảo vệ thương hiệu: Nếu tên văn phòng đại diện liên quan đến thương hiệu hoặc tên thương mại của công ty mẹ, cần kiểm tra xem có yêu cầu bảo vệ thương hiệu và đăng ký tên với cơ quan chính phủ hoặc tổ chức liên quan.

- Tuân thủ quy định địa phương: Luôn tuân thủ các quy định đặt tên đặc của địa phương, bao gồm các quy định về độ dài tên, việc sử dụng từ ngữ nhạy cảm, cấm sử dụng từ ngữ vi phạm đạo đức hoặc văn hóa địa phương.

- Tư vấn pháp lý: Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định và luật pháp, nên tư vấn với một luật sư hoặc chuyên gia pháp lý có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Họ có thể cung cấp hướng dẫn chi tiết và đảm bảo rằng tên văn phòng đại diện tuân thủ luật pháp địa phương.

Tư vấn hỗ trợ + báo giá chi tiết:

CÔNG TY TNHH LUẬT HÙNG PHÁT

Địa chỉ: 20 Nguyễn Đức Ngữ, Phường 4, Quận 8, TP. Hồ Chí Minh.

Văn phòng: Số 81 Điện Biên Phủ, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 0869 666 247 (có Zalo) – 0788 555 247

Website: luathungphat.vn

Email: hungphat247@gmail.com - tuvan@luathungphat.vn

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Để xin thành lập văn phòng đại diện, cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

- Văn bản thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện.

- Biên bản cuộc họp liên quan đến thành lập văn phòng đại diện của hội đồng thành viên hay hội đồng quản trị.

- Quyết định liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện.

- Quyết định về việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

- Bản sao công chứng hợp lệ của giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.

- Văn bản ủy quyền cho người thực hiện việc nộp hồ sơ.

- Bản sao công chứng của giấy tờ cá nhân của người nộp hồ sơ.

Lưu ý rằng các yêu cầu hồ sơ có thể khác nhau tùy theo quốc gia và quy định địa phương. Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định, nên tư vấn với một luật sư hoặc chuyên gia pháp lý có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Quy trình, thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện, chúng ta cần tuân thủ các thủ tục theo quy định của nhà nước. Thủ tục này bao gồm 3 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Bước này là quan trọng nhất và đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận. Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là điều cần thiết để đảm bảo tiến trình thủ tục diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Nếu hồ sơ không đầy đủ, chúng ta sẽ phải tốn thời gian để điều chỉnh và bổ sung nhiều lần.

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ được xem xét bởi phòng đăng ký kinh doanh, thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư, nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Chúng ta có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng phương thức nộp hồ sơ trực tuyến nếu có sẵn.

Bước 3: Nhận kết quả đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Từ ngày nộp hồ sơ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ phản hồi trong vòng 3 ngày làm việc. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, chúng ta sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký cho văn phòng đại diện. Trong trường hợp hồ sơ thiếu sót, phòng đăng ký sẽ gửi yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung. Chúng ta sẽ tiến hành điều chỉnh và nộp lại theo bước 2.

Lưu ý rằng quy trình và thời gian xử lý thủ tục có thể khác nhau tùy theo quy định của từng quốc gia và địa phương. Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định, nên tư vấn với một luật sư hoặc chuyên gia pháp lý có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện gồm những phí gì?

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được uỷ quyền để đại diện và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Nó không thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình thành lập văn phòng đại diện, có những khoản chi phí sau:

Lệ phí nhà nước

Theo quy định của Thông tư 47/2019/TT-BTC, chi phí cho thủ tục thành lập văn phòng đại diện bao gồm lệ phí nhà nước. Các khoản phí nhà nước bao gồm:

- Lệ phí cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện, với mức phí là 50.000 đồng.

- Lệ phí cấp lại văn bản chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện, với mức phí là 50.000 đồng/lần cấp.

- Lệ phí thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện, với mức phí là 50.000 đồng/lần thay đổi.

 - Phí cung cấp thông tin liên quan đến Giấy chứng nhận về văn phòng đại diện, với mức phí là 20.000 đồng cho mỗi bản cung cấp.

Lệ phí khắc con dấu văn phòng đại diện

Đây là khoản phí mà doanh nghiệp phải trả cho đơn vị thực hiện dịch vụ khắc con dấu. Phí này sẽ phụ thuộc vào kích thước con dấu, loại con dấu, số lượng mẫu con dấu và đơn vị thực hiện dịch vụ khắc con dấu.

Phí dịch vụ

Đây là các khoản phí mà doanh nghiệp phải trả cho đơn vị tư vấn thành lập doanh nghiệp đại diện. Phí dịch vụ có thể khác nhau tùy theo từng đơn vị và bao gồm các công việc kèm theo như lệ phí nhà nước và lệ phí khắc con dấu cho văn phòng đại diện.

Những điều cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện 

Trong quá trình thành lập văn phòng đại diện, Quang Minh đã lưu ý về việc chuẩn bị hồ sơ và thủ tục. Dưới đây là những điều cần lưu ý để giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí liên quan đến thủ tục hành chính:

- Đặt tên văn phòng đại diện: Trước khi đăng ký, cần kiểm tra tên dự định để đảm bảo không trùng, giống hoặc gây lẫn lộn với tên đã đăng ký. Điều này đảm bảo tiến độ đăng ký không bị ảnh hưởng và tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp.

- Địa chỉ đăng ký: Địa chỉ văn phòng đại diện cần rõ ràng và cụ thể, bao gồm số nhà, tên hẻm/đường, xã/phường, huyện/quận/thị xã, tỉnh/thành phố.

- Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện: Điền đầy đủ và chính xác thông tin về người đứng đầu, bao gồm địa chỉ thường trú và chỗ ở hiện tại.

- Giấy tờ chứng thực cá nhân: Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện, như CMND/CCCD/hộ chiếu, cần phải hợp lệ. Đảm bảo rằng các giấy tờ này được sao y chứng thực trong vòng 6 tháng.

- Bảng hiệu văn phòng đại diện: Sau khi có giấy chứng nhận hoạt động, cần làm và treo bảng hiệu cho văn phòng đại diện. Bảng hiệu cần chứa thông tin về mã số thuế, tên và địa chỉ văn phòng.

- Lệ phí môn bài: Văn phòng đại diện phải đóng lệ phí môn bài hàng năm, với mức phí là 1 triệu đồng/năm. Tuy nếu công ty đang được miễn lệ phí môn bài, văn phòng đại diện cũng sẽ được miễn. Nếu văn phòng không có hoạt động sản xuất kinh doanh, không cần nộp lệ phí môn bài.

Những chức năng chính của văn phòng đại diện

Thành lập văn phòng đại diện đồng nghĩa với việc thành lập một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân. Mục tiêu của việc thành lập văn phòng đại diện là để thực hiện một phần chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện chủ yếu đảm nhiệm các hoạt động liên quan đến việc liên lạc với công ty. Ngoài ra, nó còn có chức năng thu thập thông tin, nghiên cứu và đánh giá thị trường, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận các đối tác và khách hàng tiềm năng mới.

Tuy văn phòng đại diện không tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó không có quyền ký kết những hợp đồng kinh doanh như một đơn vị độc lập.

Văn phòng đại diện có thể được thành lập trong cùng hoặc khác tỉnh, thành phố so với trụ sở chính của công ty.

Câu hỏi thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện

Trường hợp nào văn phòng đại diện được miễn thuế môn bài?

Theo quy định trong Nghị định số 139/2016/NĐ-CP, việc miễn thuế môn bài sẽ áp dụng như sau:

- Đối với chi nhánh công ty, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã hoạt động dịch vụ kỹ thuật trực tiếp phục vụ sản xuất nông nghiệp, sẽ được miễn thuế môn bài.

- Đối với quỹ tín dụng nhân dân xã, hợp tác xã chuyên kinh doanh dịch vụ để phục vụ cho việc sản xuất nông nghiệp, cũng như chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã và doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tại địa bàn miền núi, sẽ được miễn thuế môn bài.

Điều này có nghĩa là các đơn vị nêu trên sẽ không phải đóng lệ phí môn bài theo quy định. Tuy nhiên, để đảm bảo rằng thông tin này vẫn còn hiệu lực, nên tham khảo các quy định pháp luật cụ thể và tư vấn từ cơ quan thuế để có thông tin chi tiết và chính xác nhất.

Văn phòng đại diện có dùng đến hóa đơn hay không?

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó không cần sử dụng hóa đơn.

Mở văn phòng đại diện có phải đóng thuế không?

Sau khi thành lập doanh nghiệp và muốn mở văn phòng đại diện, có một số việc cần làm, bao gồm:

- Đăng ký văn phòng đại diện: Gửi đơn đăng ký thành lập văn phòng đại diện đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Trong đơn, cung cấp thông tin về tên, địa chỉ, chức năng và phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện.

- Chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ: Đảm bảo rằng bạn có đầy đủ hồ sơ và giấy tờ cần thiết, bao gồm giấy phép thành lập công ty, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy tờ cá nhân của người đại diện pháp luật và các giấy tờ liên quan khác.

 - Đăng ký thuế: Liên hệ với cơ quan thuế để đăng ký và thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế. Tùy thuộc vào hoạt động của văn phòng đại diện, bạn có thể được miễn hoặc không miễn thuế tùy theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các thủ tục hành chính: Đăng ký địa chỉ, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký bảo hiểm xã hội và các thủ tục khác liên quan đến hoạt động hành chính của văn phòng đại diện.

Lời kết

Trên đây là những thông tin cơ bản về thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Việc thành lập văn phòng đại diện đòi hỏi sự chuẩn bị và thực hiện các bước đúng quy định pháp luật. Để đảm bảo sự thành công trong quá trình này, ngoài việc tuân thủ quy định của cơ quan quản lý và cơ quan thuế, bạn cũng nên tham khảo và tư vấn từ luật sư của Luật Hùng Phát để đảm bảo sự hợp lệ và phù hợp của các hồ sơ và giấy tờ. Chúc bạn thành công trong việc thành lập văn phòng đại diện và phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp!

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH LUẬT HÙNG PHÁT

Địa chỉ: 20 Nguyễn Đức Ngữ, Phường 4, Quận 8, TP. Hồ Chí Minh.

Văn phòng: Số 81 Điện Biên Phủ, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 0869 666 247 (có Zalo) – 0788 555 247

Website: luathungphat.vn

Email: hungphat247@gmail.com - tuvan@luathungphat.vn